Aufgabe A-1d: Erstellen eines Stakeholder-Kommunikationsplans

Effektive Kommunikation mit Stakeholdern ist ein Schlüsselelement für den Erfolg von smarten Produkt-Service-Systemen (PSS). Ein gut durchdachter Kommunikationsplan gewährleistet, dass alle relevanten Parteien informiert, eingebunden und auf dem neuesten Stand gehalten werden, was zu einer stärkeren Unterstützung und besseren Ergebnissen für das Projekt führt.

Die Entwicklung eines stakeholderorientierten Kommunikationsplans ist für die Entwicklung von smarten PSS unerlässlich, da er sicherstellt, dass alle Beteiligten angemessen informiert und eingebunden sind. Dabei gilt es sowohl, unternehmensinterne Stakeholder als auch externe Stakeholder wie Partnerunternehmen, Kundengruppen und andere relevante Akteure zu berücksichtigen. Diese frühzeitige Stakeholderorientierung fördert das Verständnis und die Akzeptanz des Projekts, minimiert Widerstände und ermöglicht es, wertvolles Feedback zu sammeln und in den Entwicklungsprozess zu integrieren. Eine effektive Kommunikation trägt dazu bei, die Projektziele klar zu vermitteln, Missverständnisse zu vermeiden und eine vertrauensvolle Beziehung zu den Stakeholdern aufzubauen. Dies ist besonders wichtig in Projekten, die komplexe Technologien und neue Geschäftsmodelle beinhalten, wie es bei smarten PSS häufig der Fall ist.

1) Entwicklung von Rollen im Projekt

• Ziel: Klare Definition und Abgrenzung von Rollen innerhalb eines Projekts. Es wird angestrebt, die Ziele, Missionen, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen, Informationsbedarfe und Interaktionsnetzwerke für jede Rolle zu bestimmen, um effektive Kommunikation und Zusammenarbeit im Team und mit Stakeholdern zu fördern.

Methode: Role Model Canvas

2) Festlegung der Kommunikationswege

• Ziel: Auswahl der effektivsten Kommunikationskanäle und Festlegung einer angemessenen Frequenz für die Kommunikation mit verschiedenen Projektrollen und Stakeholdergruppen.

Methode: Stakeholder Engagement Plan

3) Entwicklung einer Kommunikationsstrategie

• Ziel: Erstellung einer maßgeschneiderten Kommunikationsstrategie, die eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Rollen in Bezug auf spezifische Aufgaben und Entscheidungen im Projekt festlegt. Sie hilft dabei, sicherzustellen, dass jede Stakeholdergruppe die relevantesten Informationen erhält und dass Verantwortlichkeiten und Erwartungen klar definiert sind, um die Kommunikation zu optimieren und Missverständnisse zu minimieren.

Methode: RACI-Matrix

• Zielgruppenorientierte Kommunikation: KMU sollten darauf achten, ihre Kommunikation auf die spezifischen Bedürfnisse und Interessen der verschiedenen Stakeholdergruppen auszurichten.
• Regelmäßiges Feedback einholen: Regelmäßiges Einholen von Feedback der Stakeholder kann dazu beitragen, die Kommunikationsstrategie kontinuierlich zu verbessern und die Stakeholder stärker einzubinden.